DONUT PROJECT - VBA - Exportação Automatizada - De *.docx Para *.pdf - Otimizando o tamanho

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Este código, desenvolvido no MS Excel, pode reduzir o tamanho de um documento do Word, por exemplo de 400kb para 100kb.

Suponhamos que lhe pedissem alguma forma de reduzir o tamanho de um arquivo *.docx, que inclui algumas fotos. Uma pergunta mais específica seria a de se há algum modo de realmente reduzirmos o tamanho de um documento do MS Word que tenha incorporado imagens *.Jpg? Essa exigência existe devido a necessidade de enviarmos um e-mail com este documento em anexo, pesando menos do que 100 KB. Digamos que a empresa onde trabalha não permita nada acima de 100 KB e por isso tenhamos que descobrir uma maneira de reduzir o tamanho do arquivo. Não há nenhum formato de arquivo especificado ou exigido.

Certamente após refletirmos um pouco, algumas soluções possíveis vieram:

A compactação de arquivos *.Jpeg, salvando-o num formato de arquivo diferente e reinserindo-os no texto.

Capturar um screenshot do documento do MS Word com zoom-out e salvá-lo como um novo arquivo *.Jpg.

Bem, até o momento a melhor solução era realmente fazer screenshots e depois manipulá-los para reduzir o seu tamanho. O único problema era que esse processo seria manual e muito longo, havendo um monte de arquivos para passar.

Após alguns testes com diferentes formatos de arquivo, verificando os resultados (tamanhos). Deparei-me com o recurso de exportação de documento ativo para *.Pdf, mas com a opção de otimização para definir um tamanho mínimo.

Após experimentar isso em cerca de 10 arquivos diferentes, e obter em cada vez, um arquivo menor do que 100 KB de arquivo. Imaginei que seria muito simples abrir um arquivo *.docx e exportá-lo para um arquivo *.pdf. Mas ainda imaginava como automatizaria esse processo. Não sabia a quantidade exata de arquivos que precisavam ser convertidos - apenas tinha a impressão de haver muitos deles.

Então, tive a ideia para o processo de automação, criar uma planilha do MS Excel com algumas macros que:

• Solicitasse ao usuário para entrar um ou vários arquivos de uma só vez.

• Abrir cada arquivo.

• Processar cada arquivo (exportação).

• Terminar, formatando as células, colocando os resultados em destaque.

Códigos:

Sub Main()

Let Application.ScreenUpdating = False

 

    Setup

    SelectFilesToConvert

    UpdateConverted

 

Columns.AutoFit

Let Application.ScreenUpdating = True

End Sub

 

Private Sub Setup()

    Cells.Clear

    

Let Range("A1") = "Path"    
Let Range("B1") = "Size (KB)"    
Let Range("D1") = "PDF Path"    
Let Range("E1") = "PDF Size (KB)"

 

 Let Range("E:E").Font.Color = xlNone

 Let Range("B:B", "E:E").NumberFormat = "0.0"

 

    With Range("A1:E1")

        Let .Interior.Color = RGB(102, 153, 255)

        Let .Borders.LineStyle = xlContinuous

    End With 

End Sub

 

Private Sub SelectFilesToConvert()

    Dim i As Long

    Dim r As Range

 

    Set r = Range("A2")

    With Application.FileDialog(msoFileDialogOpen)

        Let .AllowMultiSelect = True        

        Let .InitialFileName = "initial path"

        Let .InitialView = msoFileDialogViewList

        .Filters.Clear

        .Filters.Add "Word Documents", "*.docx"

        .Show

        ' Create hyperlinks to the files and show their size in KB

        For i = 1 To .SelectedItems.Count

            r.Worksheet.Hyperlinks.Add Anchor:=r, Address:=.SelectedItems(i), TextToDisplay:=.SelectedItems(i)

            r.Offset(0, 1) = FileLen(r) / 1000

 

            ' Open each Word file

            OpenWordFile CStr(r)

            Set r = r.Offset(1, 0)

        Next i

    End With 

End Sub

 

Private Sub OpenWordFile(filePath As String) 

    On Error GoTo ErrCleanUp

 

    Dim wordApp As Word.Application

    Set wordApp = New Word.Application

 

    Let wordApp.DisplayAlerts = wdAlertsNone

    Let wordApp.Visible = False

 

    Dim wordDoc As Document

    Set wordDoc = wordApp.Documents.Open(filePath)

 

    SaveAsMinimizedPDF wordDoc 

    Let wordDoc.Saved = True

    wordDoc.Close

    wordApp.Quit

 

    Exit Sub

 

ErrCleanUp:

    Let wordDoc.Saved = True

    wordDoc.Close

    wordApp.Quit

End Sub

 

Private Sub SaveAsMinimizedPDF(ByRef doc As Document)

    doc.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _

 Split(doc.FullName, ".")(0) & ".pdf", ExportFormat:=wdExportFormatPDF _

 , OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:=wdExportOptimizeForOnScreen, Range _

 :=wdExportAllDocument, From:=1, to:=1, Item:=wdExportDocumentContent, _

 IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, CreateBookmarks:= _

 wdExportCreateNoBookmarks, DocStructureTags:=False, BitmapMissingFonts:= _

 False, UseISO19005_1:=False

End Sub

 

Private Sub UpdateConverted()

    Dim i As Long

    Dim r As Range

    For i = 2 To Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row

        Set r = Range("A" & i)

        r.Offset(0, 3).Worksheet.Hyperlinks.Add _

 Anchor:=r.Offset(0, 3), Address:=Split(r, ".")(0) & ".pdf", _

 TextToDisplay:=Split(r, ".")(0) & ".pdf"

        r.Offset(0, 4) = FileLen(r.Offset(0, 3)) / 1000

        ' validate

        r.Offset(0, 4).Font.Color = IIf(r.Offset(0, 4) > 100, RGB(255, 0, 0), RGB(0, 255, 0))

    Next i 

End Sub

Reference: vba4all

André Luiz Bernardes

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